Emitir y corregir una factura electrónica

Para quién es

Para quien factura en Costa Rica y va a usar Inari como emisor, no como un visor de PDF. Hace falta una empresa con cédula, actividad económica y llave criptográfica de producción. Si todavía no las tenés, el orden está en Primeros pasos. Este curso no reemplaza ese checklist: lo usa.

Lo que tiene que estar verde

1. Suscripción activa. En pendiente de pago la app deja configurar y no deja transmitir.
2. Usuario y contraseña de ATV de producción, llave .p12 y PIN. Probar conexión con Hacienda tiene que responder.
3. Tipo de cédula, número, actividad principal, provincia, cantón, distrito y señas.
4. Sucursal, terminal y el próximo consecutivo de factura. Si migrás, es el número siguiente al último que ya usaste en otro sistema.
5. Un cliente con identificación, o la decisión consciente de emitir un tiquete a consumidor final.

El caso

Café del Volcán te pide una factura por un servicio de un millón cuatrocientos doce mil quinientos colones. El precio de la línea es el que acordaron. El IVA no se escribe a mano en el total: sale del CAByS de la línea. Si el código es de tarifa general, el impuesto es el 13 % de la base. Si el cliente tiene exoneración, la línea lleva tipo, número, institución y fecha del documento. Sin uno de esos cuatro datos, Inari no envía.

Emitir

1. Tipo y contraparteFactura electrónica y el cliente. Confirmá que la cédula y el tipo (física, jurídica, DIMEX, NITE) son los del registro, no los de un correo viejo.
2. DetalleFecha, colones, contado o crédito, medio de pago, y la línea con el servicio del catálogo o una descripción nueva. Buscá el CAByS por el nombre y dejá el código que Hacienda confirma, no el primero que parezca.
3. RevisarEl subtotal, el IVA y el total son los del servidor. Si el total no es el que le prometiste al cliente, se corrige el precio o el código, no se edita la cifra de abajo.
4. Generar, enviar, sincronizarGenerar XML firma. Enviar a Hacienda transmite. Sincronizar estado pregunta el resultado. Aceptada cierra el ciclo fiscal de esa factura. Enviada significa que todavía no hay dictamen.

Leer un rechazo

El motivo está en el comprobante, no en un correo genérico. Los tres que más se repiten: el receptor tiene un tipo de identificación que no coincide con la cédula, el CAByS no existe o no lleva la tarifa que declaraste, o la exoneración está incompleta. El comprobante rechazado se queda. Se emite otro, con los datos corregidos. No se recicla el número editando la fila.

Corregir una aceptada

Una factura aceptada no se abre ni se borra. Si el monto estaba mal, si el cliente no correspondía o si hay que anularla, se emite una nota de crédito con esa factura como documento de origen y con el motivo. La nota invierte el efecto fiscal y el asiento. Si además hay que cobrar lo correcto, se emite la factura nueva. Las dos quedan en el libro de ventas: una resta y la otra suma.

Cómo saber que quedó bien

• El estado es Aceptada y el panel muestra la respuesta de Hacienda, no solo el XML local.
• El PDF y el XML se descargan desde el mismo comprobante.
• El saldo de cuentas por cobrar subió por el total, salvo que la condición haya sido contado y ya hayas registrado el pago.
• El mayor tiene el asiento de la aceptación. Si más tarde Hacienda rechazara un estado que cambió, ese asiento se reversa. No se borra a mano.

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